Francisca
Marketing · Vivencias Travel
Seguro, staff en destino, documentación, comunicación con las familias y protocolo médico. Los diez puntos que una escuela debería pedir por escrito antes de firmar con cualquier operador.
Cuando una escuela decide un viaje, la conversación con las familias arranca casi siempre por el precio. Y termina, invariablemente, en la misma pregunta: *¿mi hijo va a estar seguro?*
Es la pregunta correcta. El problema es que suele hacerse tarde, cuando el operador ya está elegido.
Esta es la lista de lo que conviene pedir por escrito y antes de firmar. Sirve para evaluar a cualquier operador, incluido el nuestro.
1. Seguro de viaje: alcance y número de póliza
No alcanza con que digan "seguro incluido". Pedí qué cubre, hasta qué monto, si incluye actividades de aventura y ski, y el número de póliza. Una cobertura que excluye justamente las actividades del programa no sirve de nada.
2. Staff en destino: cuántos, quiénes y en qué horario
"Staff 24 horas" tiene que traducirse en personas concretas. ¿Cuántos coordinadores hay por grupo? ¿Duermen en el mismo alojamiento que los chicos? ¿Hay alguien despierto durante la noche?
En nuestros programas cada grupo tiene coordinador de grupo, coordinador general y guía en cada excursión, además de los docentes de la escuela.
3. Protocolo médico y ficha de salud
Antes del viaje tiene que existir una ficha médica por alumno: obra social, medicación habitual, alergias, condiciones preexistentes y autorización de los padres para atención de urgencia.
Preguntá también qué pasa a las tres de la mañana si un chico se descompone: a qué centro se lo traslada, quién lo acompaña, y en cuánto tiempo se avisa a la familia.
4. Comunicación con las familias durante el viaje
Cómo y con qué frecuencia. Un canal definido —grupo de la escuela, parte diario, contacto directo con el coordinador— evita que veinte familias llamen por separado ante cualquier rumor.
5. Alojamiento: habilitación y distribución
Pedí el nombre y la dirección del alojamiento, no una categoría genérica. Verificá que esté habilitado para grupos estudiantiles, cómo se distribuyen las habitaciones por género y edad, y dónde duermen los adultos respecto de los chicos.
6. Transporte: empresa, habilitación y descanso del conductor
Qué empresa, con qué habilitación, y —en viajes largos— cuántos conductores viajan. La normativa de descanso del conductor existe por algo y en un traslado nocturno es determinante.
7. Documentación de la agencia
Legajo de agencia de viajes vigente y datos fiscales. Es lo mínimo, y es sorprendente la frecuencia con la que no se pide.
8. Contrato y condiciones por escrito
Qué incluye exactamente, qué no, política de cancelación, qué pasa si un chico se enferma antes de viajar y qué pasa si la escuela suspende el viaje. Todo eso tiene que estar en el contrato, no en un intercambio de mensajes.
Nosotros publicamos esa documentación abierta: condiciones generales, contrato grupal y contrato de servicios se pueden leer completos antes de firmar nada.
9. Protocolo de actividades de riesgo
Ski, trekking, rafting, zipline: cada una debería tener su protocolo. Quién la dicta, con qué habilitación, qué equipamiento de seguridad se provee y qué pasa con los chicos que no participan.
10. Referencias verificables
Pedí escuelas que hayan viajado en los últimos dos años y llamalas. Es el punto que más cuesta y el que más información da.
Un operador serio contesta estas diez preguntas sin incomodarse. Si alguna genera evasivas, esa es la respuesta.
Del otro lado: lo que la escuela tiene que aportar
La seguridad no es solo responsabilidad del operador. La escuela también tiene que hacer su parte:
- Fichas médicas completas y actualizadas, no de hace dos años. - Autorizaciones firmadas por ambos progenitores donde corresponda. - Docentes acompañantes en cantidad suficiente y con la lista del grupo. - Una reunión previa con las familias donde se expliquen las reglas del viaje. - Comunicar al operador cualquier situación particular de un alumno: médica, alimentaria o de convivencia.
Ese último punto es el que más incidentes evita. Un operador que se entera de una alergia alimentaria durante la cena del día uno está en desventaja frente a uno que lo supo tres semanas antes.
Toda nuestra documentación está publicada y es de acceso libre: condiciones generales, contrato grupal, ficha médica y cobertura Assist Card. Si sos directivo y querés revisarla antes de conversar, no hace falta que nos escribas primero.
